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从行政到企业不动产管理,从事务到战略

让定制化的混合办公策略确保员工和团队的高绩效。

2022年 04月 14日

如果有人问起:“你知道什么是CRE?听过企业不动产部门吗?CRE到底管理范畴和权力有多大?”

相信大部分人会一脸茫然…

行政  VS  企业不动产,  仅仅是中外有别?

对于中国公司,特别是数量庞大的中小企业来说,寻找可能的办公地点,洽谈并达成租约,监督装修工作,负责管理公司办公设施,做好后勤保障……这一连串的职责怎么看怎么都是行政的“活儿”,当然也有很多企业是由总助+行政、总经办或者财务负责人兼管此项工作。而通过对中国招聘网站上的信息进行分析,我们也发现,从事这部分工作的“打工人”们大多被称为“行政人员”,是各公司行政部的“中流砥柱”。

而在大型跨国公司里包揽以上这些任务的员工,其职务上往往包含 CRE (Corporate Real Estate,即“企业不动产”)的字眼。那么,“行政”与“企业不动产”这样不同的表述,仅仅是中外职场上各自的习惯使然吗?

行政  →  企业不动产:从“事务”到“战略”

沃顿商学院曾经进行过一项涉及多个行业的研究,结果表明:最近十年,企业在不动产方面的投资占到了公司资产的25%以上,平均来看,企业用于不动产上的成本能够达到总销售收入的5%-8%,甚至是40%-50%的净利润,因此,管理好不动产的重要性也就不言而喻了。

“管理好”三个字说得容易,但实际上,企业不动产管理的内容涉及资产规划、购置策略、租赁策略、办公场所室内空间规划策略、装修事宜、成本规划、工区内运营管理等方方面面,但对于很多企业来说,这些职能可能分散在行政部、综合管理部、采购部、资产经营管理部、后勤部、基建部、工程建设部、各地分公司和分支机构等,在决策和成本管控上较难做到通盘考虑。以业务类型多样的大型企业为例,享有充分自主权的各业务条线在市场环境好时扩租了大量办公面积,而受各方面因素影响在行业逆风时又需要退租,无疑就增加了企业不动产的成本。假如能够实现集中化管理,那么就能规避管理困难、资源浪费、流程合规欠缺、扩张效率不高等风险。

据仲量联行观察,在全球范围内,由分散式的办公事务管理向集中化的企业不动产管理战略进行转变早在40多年前就已初具端倪,仲量联行去年发布的白皮书就曾指出,2013年时,全球范围内86%的跨国企业已建立集中化管理的CRE团队,而到2015年时,这一数字则已经达到92%。CRE如今已经成为了确保大型企业行稳致远的必由之路。

全国布局开启时,宜转型CRE集中化管理

在企业的初创期,或者企业经营规模尚小时,公司办公面积有限,管理层往往没有对办公场所进行整体性管理和控制成本的动机,此时公司的行政部门或许还能够胜任单纯的办公室租赁和运营维护事宜。然而,当企业已经进入在各大城市设立或计划开设办公室的“全国布局”阶段,企业所持的不动产就将是资产负债表中一项重要的资产科目。几万到几十万平方米的承租面积,百万、千万甚至几百亿人民币的不动产支出就意味着管理的内容将会同步扩展到大量的办公空间规划、标准化设计施工、“小物业”设施设备管理甚至自建或投资购置办公楼宇等方面,再加上企业规模急剧扩张后财务、法务合规的要求,以及通过优化不动产资产价值来提升公司财务表现的驱动,设立专业的企业不动产部门或引入专业服务机构就显得非常必要了。

根据仲量联行的统计,过去两年,中国前十大头部TMT企业的新扩租面积合计超过150万平方米;从城市层面看,至少有80家全国性企业已经在100多座城市设立了办公地点或者在短期内有租赁计划,这也让企业在购置、租赁和使用不动产方面的花费与日俱增,对于行业巨头来说,这笔支出甚至超过50亿乃至上百亿元/年。然而由于企业不动产一直被视为企业运营的“成本中心”,管理层对其重视程度仅停留于维持日常运营的层面,因此从企业战略及利润优化的角度来看,它一直处于管理程度相对较弱的一环。但实际上,只要对不动产的管理方式略加进行标准化、规范化的调整,就能显著减少,资源浪费、改善工作模式,并大幅节省成本。
 

让企业没有难找和难管的办公空间

1.       公司一直在招人,工位布局可以怎么改?什么时候该扩租或者去找新的办公地点?

2.      疫情再起差旅受限,要在二三线城市租办公室,怎样才能有效指挥当地团队?如何避雷、避坑?

3.       面对越来越多的办公室租赁合同,怎样做才能实现优化管理?

4.       新租的办公室如何设计装修才能满足公司业务需求?施工过程中如何控制流程规避风险,确保合规而又节省成本?

5.       如何才能保证各地办公室的保洁保安设施设备管理工作都遵循统一标准,给员工提供贴心服务,让大家舒心打拼?

这些疑问一方面是众多企业行政人员的共同困扰,代表着中国企业对不动产管理专业化、透明化、数据化、成本节约和合规监管的需求不断提升,也正印证着“企业不动产(CRE)”这一概念在企业战略和财务层面的影响力日益加深。

据仲量联行了解,虽然绝大部分中国企业并没有专门设立CRE部门,但在多家行业巨头内部,行政、物业、基建、后勤等职能部门已经统一汇报给集团总部的行政总监或运营总监,正在形成企业不动产集中式管理的机制,以全国性、多城市、统筹化的管理模式来面对市场。

在仲量联行看来,对于一家企业而言,企业不动产管理的目标是要在不耽误日常运营的基础上实现降本增效。因此,无论有没有单独设立CRE部门,企业管理层都应当关注公司所持有的不动产能否在不扰乱核心业务发展的前提下为公司带来投资回报,并且确保不动产资产的租售配置及运营管理与公司业务发展的节奏相匹配。在这种情况下,企业不动产管理者的重要任务就是衡量公司每年在不动产方面的支出以及相关机会成本,确保公司在不动产上花的每一分钱都花在刀刃上。除了降本,CRE是以公司的主营业务为战略导向,通过关键市场的布点和协调整合,赋能商流和物流的高效运营;同时,通过协作灵活绿色的办公空间,赋能人力资源的潜力发掘和提升。而正确决策则以需要大量的市场数据和专业能力为支撑的,这也就是仲量联行倡导CRE企业不动产集中化管理的理念,并将国际领先的管理模式介绍给更多的中国企业,让天下再也没有难找和难管的办公空间,助力中国企业把握全球市场机遇,蓄势腾飞!

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