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接住！办公空间利用率调研6大攻略

仲量联行为企业不动产管理者支招如何优化办公空间规划、提高利用率。

2022年 05月 31日

如何提高办公空间利用率，可能是所有企业不动产管理团队每天都在思考的终极问题。

面对着纷繁复杂的办公空间使用率数据采集技术方案，究竟需要收集哪些信息？
如何应用所有采集到的空间利用率数据？
哪种数据采集技术方案最适用于所在企业？

凡事预则立。

如果未能提前制定远近期的办公空间规划策略，那么企业即使为了提高办公空间利用率在科技设备、数据采集方面投入了大量资金，也很可能面临无法实现空间优化目标、无法采集准确数据、无法有效依据数据进行决策等巨大挑战。

无论您所在企业是否已经批准为了优化办公空间而开展的利用率调研项目，都不妨先参考我们的下面6条建议再做定夺。

01、只收集、只分析、只掌握需要了解的数据

各种能够提升空间利用率的科技手段足以让企业不动产管理者眼花缭乱。它们看上去先进又实用，可以心动，但还不必立刻行动。

事实上，不同的企业在不同阶段对办公空间的利用目标各有不同。制定正确的空间使用策略应取决于以下几个要素：企业工作场所策略需求所处的阶段、企业不动产团队与其他关联部门的合作紧密度、以及企业在制定可行的房地产决策时所需达到的数据颗粒水平。

办公空间利用率调研的方法其实是在不断演化的，随着企业办公空间策略目标的改变而改变。企业不动产管理者要有大局观，不仅要寻求可以解决眼前实际问题的方案，更要制定能够协助公司实现长远战略的办公场所策略。

所幸，企业所需的办公空间使用率数据收集工具可能并非想象中那么复杂，实践过程更便捷。

如果企业正处于办公空间策略制定的早期阶段，与其在复杂的使用率数据收集方案上耗费时间和金钱，不妨将范围先锁定在小规模、易实施、低成本的试点项目。

例如，企业需要制定一个灵活办公的方案，那么基本信息的采集并非只有依靠昂贵的摄像头或传感器才能实现；一些便捷的方法同样可以得到制定方案所需的空间利用率数据。

为了制定正确的提高办公空间利用率而收集数据之前，需要关注以下三点：

02、没有“最优”的空间利用率收集手段，只有最合适的

随着企业业务发展的调整，对办公场所的需求也在不断改变。空间利用率收集过程中会遇到各种复杂挑战，比如如何将收集到的数据展现给决策者？在各种因素的综合影响下，空间利用率收集的技术方案也相应不同。鉴于办公场所策略制定本身也需遵循着企业空间的不同阶段使用目标，企业不动产运营者需要根据自身办公场所实际情况，对号入座、选择相应策略。

您的企业处于空间利用策略的哪个阶段？

阶段一：因决策需求偶发性利用率统计

“我们公司采用传统办公方式，每人分配一个固定工位，更关注工位和办公空间空置率。”

在这个阶段，企业所需要做的只是现场统计，而收集的数据则应用于了解员工的实际工作方式。在制定办公场所策略时，需要回答的首要问题是“办公空间里有多少人？”和“我们使用了多少空间？”等。通常，利用调研人员目测法获得的统计信息再辅以现有的空间数据就可获知所需信息数据。

阶段二：持续一段时间的空间实时利用率调研

“我们公司采用传统的‘专人专座’模式，空置率并不高。但我们也在小范围内实施了灵活办公和共享办公，日常办公空间的有效利用尤为重要。”

与其他担忧大量工位空置的企业不同，处于第二阶段的公司常常担心这样的潜在风险：由于员工激增而导致办公空间不能按传统办公方式容纳新增人员。企业不动产管理团队想清楚了解，在可以引入灵活办公模式下，员工将如何使用办公空间。

此时，企业可以尝试使用桌面传感器、WiFi登录人数、门禁刷卡数据或者调研人员目测法，在一段时间内持续观测空间使用数据，并向企业不动产管理层报告实时利用率调研结果。

阶段三：根据空间利用率数据变化实时响应

“目前，我们的办公空间已经实现了——当员工进入时，设施设备自动调节暖气和照明程度，指路标识实时显示哪些办公空间处于闲置状态。”

为了满足该阶段办公室使用者的体验，这些办公空间无需人力干预即可做出实时响应。企业可以进一步考虑使用空间人体感应和照明传感器来实现节能目标，或者根据员工需求营造个性化的办公空间。当然，这些目标的实现都需先进的建筑管理系统以及各类相关领域技术合作伙伴的支持。

阶段四：根据多渠道信息对空间利用率动态实时主动优化

“我们的办公空间已实现了真正的动态互联。员工自主使用办公场所，并利用移动应用程序探索空间并与其互动。”

在这个阶段，真正创新的实践方案可能会融入使用者的实时位置和社交网络信息。办公楼可以自动识别在楼宇内或者附近的同事、朋友；这样使用者就可以使用移动应用程序来控制办公环境。

由于办公场所会根据使用者的情况实时调整，企业不动产团队可以即时追踪到办公空间的利用情况。

03、“非科技”提高办公场所利用率的解决方案也能符合企业需求

高科技并非永远的最优解。想要真正优化办公空间使用率，其关键是将解决方案的覆盖范围以及数据颗粒度需求能与企业的业务目标、策略方案制定的实际情况相匹配。

当对于提高办公场所使用率的需求在不断提升时，企业的空间策略应着眼于解决以下问题，如：

发起一个用于提升办公场所利用率的项目需要哪些必要条件？
企业需要采取一次性的统计还是持续的使用率数据收集？
对于数据采集的细分级别，需要达到什么深度？
目前的办公场所有多智能？
我们是否有足够的预算？

当企业开始着手制定办公场所策略时，仲量联行仍建议企业采用“非科技”手段进行观察研究——例如，由调研人员在工作场所定时观察、统计和记录利用率数据，通过肉眼观察采集数据开展研究。这种主观数据的获取是传感器无法捕捉的。

对于企业而言，是不是要在某一座城市的某一栋办公楼里的每张办公桌上都安装传感器，这个问题并不难回答。如果企业只是为了确认某些办公室是否确实得到充分利用，那员工刷卡信息和WIFI登录数据即可确定某一天办公空间的实际使用人数，我们并不需要“桌面级精度”的数据，传感器收集到的信息量过多过杂。但是，如果企业未来办公场所策略包括了灵活办公和共享办公，那么针对提升办公空间利用率的调研项目设立则能同时兼顾以上两个需求。

04、用于提高办公空间利用率的工具未必复杂

物联网（loT）将迅速改变我们的工作方式。未来的办公楼里将到处都是传感器和各种高科技设备，它们将实时连通各种数据，从室内空气质量到员工的咖啡偏好，一切皆可通过传感器满足需求。事实上，企业已经掌握的数据可能足以完成提高办公场所使用率的目标，并不需要采纳复杂的解决方案。

一旦确定了目标，可持续的工作场所利用率提升策略便应运而生。

确认办公场所策略需求的阶段

对于收集到的数据要实事求是

确保企业不动产、IT和HR部门协同工作，利用现有的数据制定提高办公空间使用率策略

05、面对海量数据，专业人才必须到位

企业可以安装成千上万的传感器来收集各种数据，但如果没有能够理解、分析数据、发掘数据提示的潜在机会并制定可执行的空间优化方案的人才到位，那么这些数据只会被白白浪费。

许多企业不动产团队在努力推行提高工作场所利用率策略时都发现，他们不仅需要技术指导，合适的人才同样紧缺。

业界普遍的共识是，人才紧缺是阻碍企业不动产对整体业务做出贡献的重要制约因素之一。

制约因素

虽然大多数从业人员都认可“以数据为中心”的办公场所策略具有种种优势，但在实践中却举步维艰，其中：

33%需要通过培训来了解如何合理使用数据并加以分析应用

31%难以获得决策所需的数据

31%明确知道碎片化的数据和分析会阻碍企业提高办公空间使用率的努力

06、战略性的提高办公空间利用率方案需要专业机构助力

用于提高办公空间利用率的数据收集方案所带来的风险与收益对等。此时，制定一套可靠、可持续性的办公场所策略制定流程是找到正确答案的唯一路径。

我们前文提到的所有挑战和困惑可能让不少企业不动产管理者感到十分“熟悉”。作为这一领域专家，仲量联行已经协助众多企业，通过在不同阶段实施不同应对方案以提高办公场所利用率，成功将挑战转化为机遇。

企业应该考虑

需要提高办公场所利用率的根本原因。在做决策前的关键时刻先停下来，认真思考办公场所策略的发展阶段、需要收集哪些数据及其背后
原因。
如果企业还未制定用于提高办公场所利用率的收集方案，但已经意识到这些指标数据的获取对企业至关重要，那么企业不动产管理者的角色就是促成变革、成为空间策略制定的倡导者，并带领团队制定一套全面的规划和路线图。

无论企业不动产管理者是负责一处办公场所，还是企业整个房地产资产组合，寻求专业顾问的协助都大有裨益。