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在家办公会成为新常态吗?

从封闭、高效、独立的办公转变为开放性、学习型、网络化的办公

2020年 03月 26日

3月11日,世界卫生组织宣布新冠肺炎疫情出现全球大流行,企业纷纷鼓励员工在家办公,并审慎考量企业的业务连续性计划。而在此之前,中国刚刚经历了被许多媒体报道为“迄今为止最大规模的‘在家办公’实验”。

这只是实验吗?在家办公未来会成为新常态吗?

这也许是一个战略转折点。理解“实验”和“战略转折点”的差异对组织管理和再设计有重要的启示作用。

实验通常会定义参数、制定假设、确定度量。而战略转折点,正如美国战略管理学者、哥伦比亚大学商学院管理学教授Rita McGrath所阐述的,“产生于业务条件发生变化时,该变化会颠覆业务建立的基本假设”。

此次事件测试了哪些假设?
  1. 我们不应该/不适合远程办公。我们会发现这一理念其实并不正确。事实表明,无论身处何职,我们都需要了解远程办公的基本常识。
  2. 远程办公是日常办公的一部分。如今,我们就在测试远程办公时的工作效率(行为、工具、系统等)。
  3. 所有团队远程办公的方式是相同的。即使企业定期利用有效的工具和系统远程办公,团队也会因成员所在地不同遇到交叉兼容性问题。

人们对远程办公的接纳程度,以及企业在强制性在家办公期间的运作情况,将取决于他们克服以下困难的能力:

  • 协调工作(有效地分配工作、“移交”工作)
  • 保持信任
  • 保持对工作的高度热忱,实时协作,增加信息带宽
  • 新习惯(站立办公等)
而更重要的问题是:我们是否需要那么专注于远程办公这件事本身?

答案或许是否定的。

响应式转变

在应对新冠疫情爆发这类极具冲击性的突发公共事件时,我们主要应对的是传统办公方式中的不足之处和脆弱性,以及认识到我们需要新的做法来帮助我们处理和应对。而事实上,这已经不是一个新的话题了。

响应式组织(Resposive Org)运动始于2014年,它的诞生离不开许多人的共同努力,甚至与Undercurrent等令人敬佩的公司联系在一起(这家公司的核心成员后来分别创立了August Public和The Ready这两家企业组织设计公司)。在“未来办公”的各项方法之中,“响应式组织宣言” (Responsive Org Manifesto)是极具说服力的一种,无论是它对于办公方式根本转变的阐述,或是我们应对这些转变的方法。

转变

  • 从“利润”到“宗旨”
  • 从“阶层”到“网络”
  • 从“控制”到“赋能”
  • 从“计划”到“试验”
  • 从“私有”到“透明”

而由Clay Jones联合创立的August Public公司提出的“五项原则”赋予了这五个转变新的意义:

  • 宗旨驱动性
  • 网络化设计
  • 分布式授权
  • 实践中学习
  • 默认开放性

简单地说,就是从封闭、高效、独立的办公转变为开放性、学习型、网络化的办公。

对于我们应该如何重新组织以应对这些转变,Undercurrent前CEO、The Ready 创始人Aaron Dignan在其《Brave New Work》一书中定义了“响应式操作系统(Responsive OS)”,这是后来“操作系统”的早期办法,其中包括如下嵌套的挑战:

这些方法告诉我们的是,我们可能太过于关注远程办公的工具(尤其是沟通平台),而几乎忽略了有助于企业开放性、学习型、网络化办公的核心基础的设计。

这个操作系统的进阶版定义了12个相互关联的领域,明确了原则、实践、价值观和信念如何体现在定向、引导、信息共享、数据共享、分工、办公、权力共享和制定决策中。

如今,企业中的工作大部分都是由个人通过电脑完成,因此,无论身处何处,即便在同一办公室,这些企业的核心基础都会改善我们的办公方式。

若想成为更具响应性的组织、应对高度不确定的变化,我们还需要考虑行为、结构、流程、角色等问题。

从何处开始(如果尚未开始)

事实上,许多公司已经进行了一段时间的远程办公实验。例如,Automattic(Wordpress的母公司)就是这样一家公司,它的办公室是完全分散的,即根本没有办公室,每个人都远程办公。

如果还没有充分了解组织的操作系统,可以从基础着手,下列简单的事项可能会有所助益:

  1. 避免过度沟通,确保所有成员及团队注意到他们可能没有看到的信息变化(或参与交流)。将交流工具从“一对多”改为“多对多”,例如使用Teams或者Slack提高关键团队之间通讯的可视性,使用Wiki文档或谷歌文档更新可随时查看的信息(而不是要求员工分发信息)等。
  2.  在建立新的工作环境时尽量减少摩擦(建立办公规则,如明确规定某项工作的完成时间),并且为了在不能当面讨论的时候推进工作,将决策制定方法从共识性(所有人同意)转变为赞同性(无人反对)等。

这些小建议不仅有助于“远程办公连续性”,也能帮助企业在不稳定、不确定、复杂多变中获得成功。

本文作者Ben Hamley是仲量联行亚太区“未来办公”负责人。英文原文链接http://co.jll/SfGp50yq2e3

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