未来办公空间规划更以数据说话，灵活工位制有望大幅拓展

2020年11月19日，北京——新冠肺炎疫情改变了全球企业对于办公场所使用与规划的方式，在家办公模式获得了有史以来最大范围的采用。中国作为率先回归办公室工作的国家，也见证了企业对复合型办公模式不断增长的需求。在疫情的推动下，传统办公空间的使用规则已被彻底改写，灵活办公模式¹的重要性在全球范围内显著提升。

基于对全球91家企业的162位企业不动产管理人员的调研，仲量联行发布了2020年《办公空间使用基准数据》报告，帮助企业了解办公空间规划和使用的的最新变化和趋势，从而在“新常态”下，利用科技更精准地获取空间使用数据，并通过数据驱动的决策赋能办公场所策略优化。

行业基准指标的设定为企业做出数据驱动的决策提供重要支撑

参考有效的基准指标对于优化办公场所至关重要，企业不动产团队不但可以明确当前办公空间的使用准则，还可以建立以未来为导向的前瞻性规划。据仲量联行调研显示，71%的受访者将办公空间基准数据和指标作为不动产管理报告的内容，相比去年的69%有所提升。通过标准化计算，企业还能与同一行业、同一区域甚至其它类别的企业进行比较，从而找到改进方向。

空间占用率/空置率、空间利用率、空间密度对于全球受访企业来说仍是最重要的三个指标，每工位成本、移动化率和开放式空间比率紧随其后，共同构成最关键的六大办公空间基准指标。

调研显示，近三年来，越来越多的企业希望进一步了解办公场所不同空间的利用水平。在2017年，54%的受访者表示正在收集空间利用数据，这一数字在此次调研中达到了62%。

“在经济不确定性的影响下，企业对成本控制和财务支出表现得更加敏感，办公空间的基准数据也有助于提高财务收益。我们看到，应用空间使用指标的企业实现成本节约的可能性远远高于其它企业，通过采取成本分摊制（根据不同业务部门所占空间的比例向其收取相应费用）或其它有效制度，可大力削减大型办公室的不必要支出，用以设置更多的协作空间或邻近办公区等。” 仲量联行中国区办公空间策略规划服务负责人王鼎文表示。

“移动性”成新常态下的办公新宠

如今，给予员工灵活的办公时间和地点选择已经成为常态。为了提高了员工的生产力、福祉和人性化办公体验，吸引更多“千禧一代”和喜欢“随时随地”办公的优秀人才，越来越多的企业通过发展更灵活的办公策略，鼓励员工选择在其工作效率最高的场所进行办公，减少固定工位和空间浪费，并提供更具协作性和创新性的办公空间，降低不动产运营成本——这通常是大多数公司的第二大支出。

数据显示，全球60%的受访者表示该企业已采用灵活办公模式，较2017年的43%有显著增长，同时，有67%的受访者计划在未来进一步拓展该模式的规模。多数采用灵活办公模式的企业也在办公场所内设置了邻近办公区²，方便统计各部门所占空间，优化部门成本分摊，同时减少未利用工位，优化办公空间的利用效率。越来越多的企业正在完全取消封闭式办公室，增加开放式协作办公空间³，促进员工之间的合作交流。

同时，联合办公空间的出现也为企业不动产组合提供了灵活性，亚太区44%的受访者表示会将联合办公纳入其不动产策略，解决短期租赁需求或短期招聘目标，也为员工提供更自由便捷的办公场所选择。

“灵活办公模式不仅是加强办公空间利用的有效方式，也越来越成为企业吸引优秀人才的重要手段。员工的工作职能日益取代职级成为灵活办公的重要考量，而随着员工工作行为的改变，固定工位已越来越无法满足年轻一代对于移动性的渴望与需求。” 王鼎文表示。

科技赋能办公场所，数据安全引起更多关注

企业对于创新科技的开放态度和有效应用有利于提升其办公空间数据的准确性、透明度和集成度，从而进一步优化办公场所策略。随着房地产科技跃升企业不动产管理团队的首要投资领域，企业更加意识到他们需要充分利用科技手段来达成其更广泛的业务目标。

数据显示，33%的受访者开始寻求科技手段来协助办公空间数据管理和审查。此外，89%的受访者表示会将数据从企业系统导入到用于办公空间监测和规划的系统⁴中。

然而，科技进步也为数据追踪带来了诸多隐私和安全性方面的考量，包括对于现场传感器、摄像头，以及未经允许情况下的网络用户追踪等技术的采用。对于这些技术手段，企业管理者应格外注意，确保符合相关数据保护法案的规定。

“随着科技和相关监管环境的不断成熟，企业应进一步加强其不动产管理、人力资源和信息技术团队之间的协作，明确企业自身办公空间管理的关键指标，并强化规范管理，在办公场所转型升级中找准自己的节奏。” 王鼎文总结道。

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注释：

灵活办公模式：部分员工在非固定工位办公的模式。在办公楼或办公场所的某一区域设立“流动工位/非固定工位”。
邻近办公区：各部门、组织、任务小组或团队的指定工作区域。邻近办公区也可包括一些特定设施设备和功能性空间，如会议室、电话间、会议区等。
开放式协作办公空间：未用墙体隔墙或封闭的会议空间，包括各类家具配置，如软座（沙发和软椅）、会议桌和高桌等。
包括CAFM（计算机辅助设备管理）和IWMS（综合工作场所管理）系统，帮助完成办公空间数据追踪和规划、设施运营、资产管理、房间预订和其他客户或供应商服务。

关于仲量联行

仲量联行（纽交所交易代码：JLL）是全球领先的房地产专业服务和投资管理公司。凭借行业领先的科技应用，我们始终致力于为客户、员工和社群创造机遇、打造理想空间、提供可持续的房地产解决方案；并不断重塑房地产未来，创造更美好明天。仲量联行是《财富》500强企业，截至2020年3月31日，仲量联行业务遍及全球80多个国家，员工总数超过94,000人，2019财政年度收入达180亿美元。JLL是仲量联行的品牌名称以及注册商标。更多信息请浏览www.jll.com。