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会议室利用率高就了不起?

仲量联行携手酷办科技,共同打造智慧办公系统,践行“未来办公”理念。

2021年 07月 13日

作为“未来办公”框架体系的提出者、推广者和践行者,仲量联行又交出了一份答卷。

2021年初,一套全新的智能会议室预订系统在仲量联行上海办公室正式启用。经过半年的运作,这套与酷办科技共同打造的基于AIoT的智慧办公系统,正在不断提升员工的办公体验,并为未来更合理规划、更高效利用办公空间提供颗粒度更细的数据支持。

先从一组数字来了解我们的智能会议预订系统:

仲量联行上海分公司采用灵活办公模式,在香港兴业中心占据了两层办公空间,其中17%为会议、交流、共享开放办公空间,拥有不同大小、功能的会议室20个。自智能会议室系统上线以来,自行预定会议室的员工占比由原先的44%提升至61%

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通过安装在会议室内的人体传感器,可以自动探测会议室使用状态并即时释放“僵尸”会议室,使得会议室的日平均使用时长由原先已经很高的7.1小时提升至7.8小时。如果把每间会议室看成一名职场人,那么他每天几乎没有任何摸鱼划水时间,效率极高。

四年前,仲量联行上海办公室在规划建设之初就以“未来办公”框架体系理念为主导,凭借一系列创新举措的实践,全面诠释了如何通过“未来办公”理念应对商业及科技发展所带来的办公空间及模式的颠覆性改变。四年来,我们始终关注能否对办公空间继续优化进一步推动生产力的提高,能否通过持续创新、数字化驱动增强员工的用户体验?两年前,由我们发起的中国首个房地产科技领域加速器“城越”联盟横空出世,作为发起方我们也在探索如何与这些新生力量开展深度合作,共同探索房地产行业的数字化转型。在此背景下,我们与酷办科技共同开启了智慧办公解决方案的创新之旅,也是我们不断践行“未来办公”理念的又一印证。

这一智能会议预订系统可以被看作是两家企业共同在创作的作品:


  1. 尊重本土员工使用习惯——它充分满足了中国员工对于协同和移动办公日益见长的需求,其系统适用于多个平台,包括电脑网页端、平板电脑、手机端微信小程序、邮件Outlook插件等。

  2. 分步实施、持续创新——提升员工在会议室预定过程中的人性化体验,只是智能会议预订系统升级改造的第一步,包括空间利用率监测、员工使用偏好、会议设备使用在内的一系列数据将作为未来办公空间规划时数字化驱动决策的重要参考;未来预计还会通过增设附加配套等在内的一系列持续创新举措,分批次完成智慧办公的提升。

  3. 深度协作、共同完善——我们始终与酷办以合作伙伴形式共同孵化、打造这一智慧办公系统,双方以工作坊的形式对产品进行了多次的改良升级,涉及内容包括:员工信息隐私保护、用户行为习惯分析、服务级别协议商讨、企业内部培训等各方面。

仲量联行华东区资讯科技设施主管钱华表示:“和多数大型跨国企业一样,我们使用的是由总部指定的、全球统一内部系统,要将新的会议预订系统与这些系统打通,实现兼容,在保证企业数据信息安全的同时,又要增强员工使用体验(如将会议预定插件置入Outlook),整个项目的推进过程充满了挑战。此外,由于员工可以使用个人的微信账号结合公司既有的单点登录系统登录小程序进行会议室预订,因此针对如何保障员工个人信息隐私安全,双方也进行了深入研究和探讨,并实现了目标。”

仲量联行上海高级设施经理徐懿馨表示:“整个项目的推进,是一个双方共同成长磨合的过程。我们不断将多元化的会议应用场景反馈给合作方,双方一起开展产品测试、打磨产品细节。产品推出后,为了推动它在公司内部的广泛应用,我们先后举办了多场内部宣讲和培训,鼓励员工积极拥抱变化,并相信变化的力量;此外,我们也在不断收集员工反馈,以期不断完善该系统。”

酷办科技创始人黄涛表示:“在这个项目里,仲量联行不仅是客户,更像是合作伙伴。从内部自身的数字化办公需求,到对办公空间数据价值的理解,仲量联行给我们智慧办公产品提供了很好的思路和落地的实际场景,最终体现在可量化的数据洞察和效率提升指标。仲量联行团队的专业性和友好态度让我们的合作既高效又愉快。”

从目前采集到的数据显示,仲量联行是一家非常注重合作、协同办公的企业,大量工作需要讨论、协作完成,一些会议室日会议召开量高达9场。通过监测会议室使用频率、时段、人员等数据,我们清楚了解不同部门对于不同类型会议室使用的偏好,也为我们未来规划办公空间提供了最强有力的数据支持。

后疫情时代,受限于国际、国内的人口流动,不同国家、地区间员工电话会议的频次在大幅攀升;通过智慧会议系统数据监测,我们观察到原先使用频率相对较低的“办公电话亭”的使用时长在不断提高,为了顺应员工灵活办公需求,我们与Gee开工大吉合作,在办公区域里新添了两个“静音仓”用于员工远程会议、电话交流或独立办公。值得一提的是,Gee开工大吉同样是一家初创企业,成功入围了“城越”企业联盟今年举办的“城市新势力”大赛。他们以装配式办公空间赋能灵活办公,提高办公空间弹性的同时也使得企业更敏捷。

办公空间里的新丁——“静音仓”,颇受员工欢迎

仲量联行中国房地产科技负责人娄辰表示:“其实无论对于仲量联行还是酷办,这次的合作都是一次跨领域的尝试。作为‘城越’房地产科技联盟的发起方之一,我们始终保持开放协作的态度以身示范,把初创企业酷办、Gee开工大吉都引入了仲量联行的企业创新生态圈。整个项目的推进,是‘动态创新、适应变化、拥抱变化’的最好诠释。我们致力于将自身打造成‘未来导向型’企业,不断探索领先的创新策略,紧密地开展跨职能协作,对数字化、数据和前沿科技的应用持积极态度,利用数字化以及丰富的数据资源提升员工与企业的业绩;从而引领‘未来办公’发展。”

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