如何提高办公空间利用率，可能是所有企业不动产管理团队每天都在思考的终极问题。
 

• 面对着纷繁复杂的办公空间使用率数据采集技术方案，究竟需要收集哪些信息？
  
  
• 如何应用所有采集到的空间利用率数据？
  
  
• 哪种数据采集技术方案最适用于所在企业？

凡事预则立。

如果未能提前制定远近期的办公空间规划策略，那么企业即使为了提高办公空间利用率在科技设备、数据采集方面投入了大量资金，也很可能面临无法实现空间优化目标、无法采集准确数据、无法有效依据数据进行决策等巨大挑战。

无论您所在企业是否已经批准为了优化办公空间而开展的利用率调研项目，都不妨先参考我们的下面6条建议再做定夺。

随着企业业务发展的调整，对办公场所的需求也在不断改变。空间利用率收集过程中会遇到各种复杂挑战，比如如何将收集到的数据展现给决策者？在各种因素的综合影响下，空间利用率收集的技术方案也相应不同。鉴于办公场所策略制定本身也需遵循着企业空间的不同阶段使用目标，企业不动产运营者需要根据自身办公场所实际情况，对号入座、选择相应策略。

您的企业处于空间利用策略的哪个阶段？

阶段一：因决策需求偶发性利用率统计

“我们公司采用传统办公方式，每人分配一个固定工位，更关注工位和办公空间空置率。”

在这个阶段，企业所需要做的只是现场统计，而收集的数据则应用于了解员工的实际工作方式。在制定办公场所策略时，需要回答的首要问题是“办公空间里有多少人？”和“我们使用了多少空间？”等。通常，利用调研人员目测法获得的统计信息再辅以现有的空间数据就可获知所需信息数据。

阶段二：持续一段时间的空间实时利用率调研

“我们公司采用传统的‘专人专座’模式，空置率并不高。但我们也在小范围内实施了灵活办公和共享办公，日常办公空间的有效利用尤为重要。”

与其他担忧大量工位空置的企业不同，处于第二阶段的公司常常担心这样的潜在风险：由于员工激增而导致办公空间不能按传统办公方式容纳新增人员。企业不动产管理团队想清楚了解，在可以引入灵活办公模式下，员工将如何使用办公空间。

此时，企业可以尝试使用桌面传感器、WiFi登录人数、门禁刷卡数据或者调研人员目测法，在一段时间内持续观测空间使用数据，并向企业不动产管理层报告实时利用率调研结果。

阶段三：根据空间利用率数据变化实时响应

“目前，我们的办公空间已经实现了——当员工进入时，设施设备自动调节暖气和照明程度，指路标识实时显示哪些办公空间处于闲置状态。”

为了满足该阶段办公室使用者的体验，这些办公空间无需人力干预即可做出实时响应。企业可以进一步考虑使用空间人体感应和照明传感器来实现节能目标，或者根据员工需求营造个性化的办公空间。当然，这些目标的实现都需先进的建筑管理系统以及各类相关领域技术合作伙伴的支持。

阶段四：根据多渠道信息对空间利用率动态实时主动优化

“我们的办公空间已实现了真正的动态互联。员工自主使用办公场所，并利用移动应用程序探索空间并与其互动。”

在这个阶段，真正创新的实践方案可能会融入使用者的实时位置和社交网络信息。办公楼可以自动识别在楼宇内或者附近的同事、朋友；这样使用者就可以使用移动应用程序来控制办公环境。

由于办公场所会根据使用者的情况实时调整，企业不动产团队可以即时追踪到办公空间的利用情况。

企业可以安装成千上万的传感器来收集各种数据，但如果没有能够理解、分析数据、发掘数据提示的潜在机会并制定可执行的空间优化方案的人才到位，那么这些数据只会被白白浪费。

许多企业不动产团队在努力推行提高工作场所利用率策略时都发现，他们不仅需要技术指导，合适的人才同样紧缺。

业界普遍的共识是，人才紧缺是阻碍企业不动产对整体业务做出贡献的重要制约因素之一。

制约因素

虽然大多数从业人员都认可“以数据为中心”的办公场所策略具有种种优势，但在实践中却举步维艰，其中：

33%需要通过培训来了解如何合理使用数据并加以分析应用

31%难以获得决策所需的数据

31%明确知道碎片化的数据和分析会阻碍企业提高办公空间使用率的努力