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工位:一个萝卜一个坑?


办公场所逐渐向更高密度以及共享工位模式转变,很多办公室在规划时,开始按照人数的一定比例来配置座位数量,而不再是简单地:员工数=工位数。

换言之,无须再固守“一个萝卜一个坑”的常规,共享工位的引入使得同样面积的办公空间将可以容纳更多的员工。

不过,虽然新兴办公模式的出现喜闻乐见,但同时,有一系列问题也需要“跟上节奏”:

“平方米/人”≠“平方米/工位”

“办公场所密度”是办公室规划、设计或施工中常见的指标。传统上,这个密度指标会用每人可占用的面积(即“平方米/人”),或者用每个工位分摊的面积来表示(即“平方米/工位”)。

当员工数不再等于工位数,上述“平方米/人”与“平方米/工位”之间也就出现了“分歧”。

这也就意味着,开放式办公空间的推广、共享工位办公模式的流行以及出勤者数量的日益增加,很容易由于这类指标的错误使用而导致空间配置过度或者不足的情况,这会造成办公空间投资成本的浪费,进而影响员工的生产力和办公体验。

此外,随着家具到科技再到楼宇服务和辅助设施各方面的发展,新兴工作模式也会影响指标的选择。

桌下文件推柜→个人储物柜

共享工位模式的引入将导致移动办公人员不再有专用的桌下文件推柜,他们保存个人物品和办公文件最常见的方法将是安装办公室个人储物柜。但具体需要多少储物柜可能因公司的办公场所规划策略和空间管理规则而不同。一个比较通用的方式为:

√ 第一步,可以选择为仍在固定工位上办公的员工提供储物柜。在这种情况下,每个“工位”只需要一个储物柜。

√ 当为移动办公人员提供储物柜时,可以像大多数健身中心那样,为来办公室办公的每位员工提供一个“当日”储物柜。

√ 最终在新的共享工位环境中为员工分配永久储物柜时,通常为了减少对办公环境的干扰,需要为每个“人”都配备一个储物柜。

固定办公设备+移动办公设备

在传统的办公场所,IT部门会为每个工位提供全套的办公技术设备。而在现代办公环境,特别是那些实施共享工位模式的办公场所,则需要采用多种方式配备办公设备。

例如,一些固定办公设备,类似于计算机显示器、键盘、电话、笔记本电脑外接设备(例如鼠标和键盘)仍可根据“座位”的数量进行分配。同时,许多公司会为移动办公人员提供个人电话耳机,在共享工位的办公环境里,被分配到共享工位的员工还可以再额外配置个人专用耳机。

固定分配车位→实时预测高峰

传统的车位设置比率通常表示为每100平方米办公空间所需的最少停车位数(例如,“每100平方米3”),但现在因为工作空间密度增加和共享工位模式的引入,车位很容易出现短缺。

虽然公司的停车位供应数量可能无法随意改变,但仍可通过预测需求更妥善的处理这类问题。通过监测办公室每天有多少员工,就可以确定高峰时间的人数并利用类似于拼车、班车服务和公共交通等奖励措施作为解决方案。

仅仅按传统的单位面积分配停车位数量已经不再适合当下的共享工位办公场所,现在,员工数和空间占用的模式对车位分配数量都有重要影响。这不仅针对停车场,洗手间和其他辅助功能设施也同样适用。

注意“比率指标

为了避免上述因错误使用指标而可能导致的严重后果,可以在团队内推举一个监管各类“比率指标”的“审核员”,来全面验证所有与办公空间规划相关的计算指标及前提,并公开分享早期发现的潜在问题。

记得,下次如果有人给你的平面设计图是按每员工多少平方米来标示办公场所密度的,你大可将其划掉,并标注“你指的是每个工位多少米”再退回给设计部门。因为,这将是在制定办公场所规划过程中首先需要明晰的重要定义。

– 完 –​​​

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